Privacyverklaring SERTRES
Laatst bijgewerkt: 21 oktober 2026
Sertres Professional Services BV, handelend onder de naam SERTRES, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring. Wij leggen uit welke gegevens wij verwerken bij websitebezoek, contact, demo-aanvragen en het gebruik van onze Digital Resilience-diensten, waarom wij dat doen en welke rechten u heeft.
1. Welke gegevens verzamelen wij?
Bij contact, demo-aanvragen, Digital Resilience Scan, Kompas, Op Maat en AI & Cyber Control verwerken wij, voor zover nodig voor de betreffende dienst, de volgende gegevens:
• Identificatie- en contactgegevens: uw naam, zakelijke e-mailadres en telefoonnummer.
• Organisatiegegevens: bedrijfsnaam, functie en relevante organisatie- of sectorgegevens.
• Assessmentgegevens: uw antwoorden en de daaruit afgeleide scores, risico-inzichten, benchmarks, aanbevelingen en rapportages, voor zover deze tot personen herleidbaar zijn.
• Dienstverleningsgegevens: correspondentie, afspraken, voortgangsinformatie en informatie die u deelt tijdens een demo of kwartaalsessie.
• Administratieve gegevens: factuur- en betalingsgegevens voor afgenomen diensten en abonnementen.
Deel geen persoonsgegevens van medewerkers of derden die niet nodig zijn voor het assessment of uw verzoek.
2. Doeleinden en wettelijke grondslagen
Wij koppelen de verwerking aan een concreet doel en een toepasselijke grondslag onder de AVG:
• Overeenkomst en precontractuele maatregelen: voor het behandelen van uw aanvraag, plannen van een demo, uitvoeren van een assessment, genereren van scores en rapportages en leveren van abonnementen, monitoring, jaarlijkse herijking en kwartaalsessies, voor zover dit noodzakelijk is voor een overeenkomst met u.
• Gerechtvaardigd belang: voor zakelijke communicatie met contactpersonen bij klantorganisaties en voor het beveiligen en zorgvuldig beheren van onze dienstverlening. Ons belang is een goede en veilige zakelijke dienstverlening. Wij wegen dit af tegen uw privacybelangen.
• Wettelijke verplichting: voor het voeren en bewaren van de financiële administratie.
• Toestemming: wanneer u zich afzonderlijk aanmeldt voor updates of informatie waarvoor toestemming nodig is. U kunt deze toestemming altijd intrekken.
De scores en aanbevelingen zijn bedoeld als ondersteuning bij besluitvorming over digitale weerbaarheid, niet als beoordeling van individuele medewerkers.
3. Leveranciers en gegevens binnen de EU
SERTRES verkoopt uw persoonsgegevens niet. Ons leveranciersbeleid stelt samenwerking met in de Europese Unie gevestigde ondernemingen en verwerking en opslag van gegevens binnen de EU als voorwaarden. Deze voorwaarden moeten ook worden geborgd voor eventuele subverwerkers en toegang tot gegevens. Waar wettelijk vereist sluiten wij verwerkersovereenkomsten.
Voor onze huidige dienstverlening maken wij gebruik van de volgende diensten:
• Framer: voor het aanbieden van onze website.
• Cal.com: voor het plannen van afspraken en demo’s.
• Mollie: voor het afhandelen van betalingen. Mollie kan voor eigen wettelijke verplichtingen zelfstandig verantwoordelijk zijn voor bepaalde verwerkingen.
• Pointerpro: voor het afnemen van assessments en het genereren van rapportages.
Wij delen alleen gegevens die nodig zijn voor de betreffende dienst of wanneer een wettelijke verplichting dit vereist.
Bij de selectie en het beheer van leveranciers beoordelen wij de contracterende entiteit, hostinglocaties, subverwerkers en eventuele toegang vanuit andere landen aan de hand van onze EU-voorwaarden. De vestigingsplaats van een leverancier alleen is daarvoor niet voldoende.
AI agents en de AI Agent Library zijn op de datum van deze verklaring nog niet in gebruik. Voor verwerking van klantgegevens via deze functies start, worden de gegevensstromen, leveranciers, grondslagen en beveiliging vastgesteld en wordt deze verklaring zo nodig aangepast.
4. Beveiliging
Wij treffen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, ongeoorloofde toegang en onrechtmatige verwerking. Wij beperken toegang tot personen die gegevens nodig hebben voor hun werkzaamheden en maken afspraken over vertrouwelijkheid en beveiliging met onze leveranciers. De maatregelen worden afgestemd op de aard van de gegevens en de risico’s van de verwerking. Een assessment of deze privacyverklaring vormt geen certificering of garantie op NIS2- of AVG-compliance.
5. Bewaartermijn
Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig voor het doel waarvoor ze zijn verzameld. De volgende termijnen gelden, tenzij een wettelijke bewaarplicht of een concrete juridische aanspraak langer bewaren noodzakelijk maakt:
• Contact- en demo-aanvragen: uiterlijk zes maanden na afronding van het contact, tenzij daaruit een klantrelatie ontstaat of de gegevens nog nodig zijn voor een lopend verzoek.
• Assessmentantwoorden, scores en rapportages: maximaal twaalf maanden vanaf het verzamelen respectievelijk genereren van de betreffende gegevens, ook bij abonnementen. Daarna worden deze verwijderd of onomkeerbaar geanonimiseerd. Een jaarlijkse herijking start geen nieuwe bewaartermijn voor oudere resultaten. Vergelijking van persoonsgegevens over perioden langer dan twaalf maanden is daardoor niet beschikbaar.
• Abonnements- en voortgangsgegevens: alleen zolang nodig voor uitvoering en afwikkeling van de dienstverlening; gegevens die onderdeel zijn van assessmentresultaten vallen onder de maximale termijn van twaalf maanden.
• Financiële administratie: in beginsel zeven jaar voor gegevens die onder de wettelijke fiscale bewaarplicht vallen. Deze bewaarplicht verlengt niet automatisch de bewaartermijn van assessmentgegevens.
6. Uw rechten
Afhankelijk van de verwerking en de wettelijke voorwaarden heeft u de volgende rechten:
• Inzage in en een kopie van uw persoonsgegevens.
• Rectificatie van onjuiste of onvolledige gegevens.
• Verwijdering van gegevens of beperking van de verwerking.
• Overdracht van gegevens wanneer het recht op dataportabiliteit van toepassing is.
• Bezwaar tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang; tegen direct marketing kunt u altijd bezwaar maken.
• Intrekking van toestemming, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van eerdere verwerking.
Stuur uw verzoek naar info@sertres.nl. Wij reageren in beginsel binnen één maand. Bij een complex verzoek kan deze termijn, onder de voorwaarden van de AVG, met maximaal twee maanden worden verlengd; wij informeren u daarover binnen de eerste maand. Wij kunnen aanvullende informatie vragen om uw identiteit zorgvuldig te verifiëren.
U heeft ook het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via autoriteitpersoonsgegevens.nl.
7. Contact en wijzigingen
Sertres Professional Services BV (SERTRES)
Willem Roodbeenhof 10-c
6842 CZ Arnhem
Nederland
Privacyverzoeken: info@sertres.nl
Website: sertres.nl
Wij passen deze verklaring aan wanneer onze dienstverlening of gegevensverwerking verandert. De datum bovenaan geeft aan wanneer de verklaring voor het laatst is bijgewerkt.